Rozpočet projektu

V následujícím textu jsou uvedeny nejdůležitější informace k položkovým rozpočtům staveb, které jsou realizovány v rámci projektů IROP. Vzhledem k tomu, že CRR kontroluje v průběhu realizace projektů nejen čerpání jednotlivých položek rozpočtů, ale také jejich formát a strukturu, připravilo pro žadatele a příjemce přehledné doporučení a informace ke zpracování uvedených dokumentů.

Co je položkový rozpočet stavby a kde se používá

Položkový rozpočet stavby (neplést s rozpočtem projektu) je nedílnou součástí každého projektu, který se zaměřuje na jakékoliv stavební práce. Díky němu dokážeme přesně sledovat finanční stránku daného stavebního záměru a to od počátečního návrhu, přes vítěznou variantu VZ, případné dodatky ke smlouvě o dílo až po řádné vyčerpání zasmluvněných nákladů (viz jednotlivé fáze projektu). V rámci projektu se tak nesetkáme pouze s jedním položkovým rozpočet, ale rovnou s několika. Níže uvádíme výčet potřebných rozpočtů pro jednotlivé fáze projektu z hlediska rozpočtáře:

  • I. Fáze
    1. Položkový rozpočet, stanovující předpokládanou hodnotu stavebních nákladů projektu
      • Jedná se o rozpočet, který je zpracován před vypsáním VZ a za pomoci běžně dostupných cenových soustav (např. URS, RTS, atd.) je stanovena předpokládaná hodnota stavebních prací.

    2. Slepý položkový rozpočet stavby pro VZ
      • Tento rozpočet je totožný s rozpočtem uvedeným výše, ale má vymazané jednotlivé jednotkové ceny a slouží jako podklad pro VZ, do kterého uchazeči vyplňují své nabídky.

  • II. – III. fáze
    1. Položkový rozpočet stavby vítězného zhotovitele
      • Toto je slepý rozpočet vyplněný vítězným zhotovitelem z VZ, tzv. vítězná nabídka, která je pak stvrzena podepsáním Smlouvy o dílo.

  • IV. – V. fáze
    1. Položkový rozpočet stavby – dodatek
      • Vzhledem k tomu, že v případě změn v průběhu realizace stavby není možné zasahovat do smluvního rozpočtu, je potřeba tyto změny vždy pečlivě evidovat (změnové listy, dodatek ke smlouvě, atd.) a zpracovat pro ně zvlášť položkový rozpočet. Tento rozpočet obsahuje pouze položky, kterých se daná změna týká. Tzv. vícepráce, méněpráce, případně záměny.

  • ŽoP
    1. Soupis skutečně provedených prací/čerpání
      • Aby bylo možné zkontrolovat, že jsou provedené stavební práce čerpány dle uzavřené Smlouvy o dílo a případných Dodatků ke smlouvě, je třeba dokládat ke každé vystavené faktuře soupis skutečně provedených prací, tzv. čerpání. Tento výkaz se pak porovnává s položkovým rozpočtem stavby a kontroluje se, zda nedošlo k nedočerpání, přečerpání nebo změně položek v rámci fakturace.

Náležitosti položkového rozpočtu stavby

Aby byly všechny uvedené rozpočty a soupisy pro CRR použitelné a zpracovatelné, je třeba se při jejich vytváření a dalším zpracovávání držet určitých pravidel a nařízení. Mezi základní dokumenty, které specifikují, jak by měly dané výstupy vypadat, patří tyto:

  • Obecná pravidla pro žadatele a příjemce
    • Tento dokument zcela jasně specifikuje formát a strukturu předkládaného stavebního rozpočtu ve všech fázích projektu.

    • Velice důležité jsou části kapitol: 5. Investiční plánování a zadávání zakázek, 6. Speciální úprava předkládání dokumentace u zakázek na stavební práce, 18. Financování

  • Vyhláška č. 169/2016 Sb.

    • Vyhláška ve svých jednotlivých paragrafech stanovuje a popisuje přesné náležitosti položkového rozpočtu stavby až do detailu jednotlivých položek rozpočtu.

  • Zákon o zadávání veřejných zakázek (Zákon č. 134/2016 Sb.)

    • V zákoně je uvedeno, jakým způsobem by měla být stanovena předpokládaná hodnota stavebních prací, tedy jakou zvolit cenovou soustavu atd.

Nejčastější pochybení

Při předkládání položkového rozpočtu stavby v rámci projektu se každý den setkáváme s mnoha nedostatky a pochybeními, které zbytečně komplikují a zdržují administraci celého projektu.

Mezi ty nejčastější lze uvést tyto:

  • Příjemce není schopen upravovat a zpracovávat rozpočty stavby, jelikož s autorem rozpočtu již nespolupracuje a ve svém okolí nemá nikoho, kdo to umí (nevlastní program, nezná zásady zpracování, atd.). Komunikace a vypořádávání připomínek je pak velice náročné a zdlouhavé.

  • Předložený rozpočet nesplňuje požadovaný elektronický formát dle Obecných pravidel pro žadatele a příjemce. Rozpočet není výstupem softwaru pro rozpočtování a není tak možné jej řádně zpracovat. To platí nejen pro rozpočty předpokládané hodnoty, ale velice často i pro rozpočty dodatků ke Smlouvě o dílo.

  • Předložený rozpočet obsahuje tzv. „kpl položky“, které poté odkazují na dílčí položkové rozpočty, které jsou ve většině případů zpracované pouze jako náhodné excelové soubory a nesplňují tak požadavky na formát a strukturu. Takto rozdělený rozpočet je opět velice náročné zpracovat a zkontrolovat a to ve všech fázích projektu.

  • Rozpočet předpokládané hodnoty je oceněn dle zastaralé cenové soustavy. Například pro VZ vyhlašovanou v roce 2019 je použita cenová soustava 2015. Rozpočet tak obsahuje položky, které jsou neaktuální nejenom svou cenou, ale velice často i technologií. Autoři cenových soustav v průběh let položky přidávají, odstraňují a mění dle aktuální situace na trhu.

  • V rozpočtu předpokládané hodnoty jsou užity tzv. „R položky“, které nejsou řádně zdůvodněny. Jedná se o položky, které nejsou navázány na žádnou cenovou soustavu a jsou oceněny individuální cenou. Užití a způsob ocenění těchto položek musí být doloženo.

  • Rozpočty nejsou zpracovány v souladu s Vyhláškou č. 169/2016 Sb. a chybí jim základní náležitosti, jako jsou například výkazy výměr, rekapitulace, dostatečné popisy položek, atd.

  • Ocenění rozpočtu jednotlivých dodatků je velice často v rozporu s uzavřenou Smlouvou o dílo nebo s OPpŽP. Položky jsou oceněny jinak, než bylo uzavřeno nebo nařízeno a dochází tak ke zbytečným průtahům kontrol rozpočtů, které končí ve většina případů krácením dotčených položek.

  • Předkládané čerpání ke kontrole nemá kompletní podklady nebo jsou podklady ve špatném formátu. Ke kontrole čerpání je vždy potřeba předložit vystavené faktury a k nim soupisy skutečně provedených prací v požadovaném formátu (výstup z programu nebo vyplněný podklad CRR). Tyto nedostatky opět zbytečně protahují celou kontrolu.

Detailnější a individuální nedostatky jsou řešeny v rámci každého projektu.

Doporučení při zpracovávání položkového rozpočtu stavby

Na základě zkušeností doporučujeme rozpočtům věnovat náležitou péči a to po celou dobu projektu, nikoli jen na jeho počátku. Nejvíce komplikací se objevuje právě v průběhu a ke konci projektu.

U již hotových rozpočtů uložených v „šuplíku“ doporučujeme aktualizaci na reálnou dobu vyhlášení VZ.

Základní doporučení:

  • Zajistit si rozpočtáře/osobu s odpovídajícími znalostmi a rozpočtářským softwarem po celou dobu administrace projektu.

  • Zpracovávat rozpočty dle předepsaných dokumentů a nařízení (Obecná pravidla pro žadatele a příjemce, Vyhláška č. 169/216 Sb., atd.)

  • Zpracovávat rozpočty v rozpočtářských softwarech, ulehčuje to přenos dat.

  • Respektovat vlastní ujednání uvedené ve Smlouvě o dílo. Speciálně při vytváření rozpočtů k dodatkům ke smlouvě.

  • Zjistit možnosti zhotovitele, týkající se zpracovávání rozpočtů, na počátku stavby, nikoli až když nastane problém.

  • Vyžádat si podklad pro vyplnění čerpání od CRR, pokud nejste schopen ho doložit v požadovaném formátu.

  • Konzultovat. V případě nejasností nebo problémů se obrátit na příslušného manažera projektu – rozpočtáře s žádostí o pomoc nebo dotazem. Je lepší se třikrát zeptat, než jednou něco pokazit.